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2024年4月のアップデート情報についてのお知らせです。
職員情報の管理方法、及び施設横断管理ツール内での兼務職員設定方法が変更されました
今回のアップデートで職員情報が施設単位から法人単位で管理されるようになりました。
法人単位での管理に変更されたため、
アップデート前は兼務職員（複数施設で職員が勤務する or 別の施設に異動する）を設定する場合は、施設横断管理ツールの兼務職員で各施設ごとに職員のアカウント作成を行い、設定をする必要がございましたが、
今後は職員のアカウントで各施設毎に【配属】、【未配属】を設定していただくことで、兼務職員（複数施設で職員が勤務する or 別の施設に異動する）設定が完了できるようになりました。
上記アップデートに伴い、すでに複数施設での勤務もしくは兼務職員を使った異動が発生している職員（以降「未統合の職員」と呼びます）につきましては、
データの統合を行う必要がございますため、お手数おかけしますが下記操作のご対応をお願いいたします。
※データ統合ですが2024年9月30日㈪までにご対応をお願いいたします。
期日以降は未統合の職員にまつわるすべてのデータが閲覧・編集不可になりますのでご注意くださいませ。
また、施設横断管理ツール内での【職員管理】が二つに分かれておりますので、こちらも合わせてご確認をお願いいたします。
◆今回のアップデートで新たに追加された項目【職員管理（新）】
①職員管理（新）：法人で登録されている全職員が表示されます。※未統合の職員は表示されませんのでこちらより統合作業をお願いいたします。
②絞り込み：職員を施設毎に表示させることができます。
③配属先施設：各職員の現在の配属先施設が表示されます。
④詳細：【詳細】ボタンを押していただくことで、職員の詳細情報を編集ができます。
⑤職員管理：今までの職員管理項目になります。未統合の職員はこの項目に表示されます。
◆アップデート前に、兼務職員機能を使った施設異動、もしくは複数施設での勤務が発生している職員のデータ統合方法
1：施設横断管理ツールより
横断利用設定の施設共通データ設定から【兼務職員管理】を選択
【兼務職員の一覧】からデータ統合を行いたい職員を選択後、画面右上の【職員の統合】ボタンを押します。
2：統合する配属施設を選択後、【統合】ボタンを選択します。（現時点でその職員のメインとなる勤務先をご選択ください）
3：統合する施設の基本情報データが優先され、統合される施設の基本情報が削除されますのでご注意ください。
（入職日と退職日につきましては、入職日＝配置開始日・退職日=配置終了日として記録されます）
もし必要なデータがある場合は別途メモするなどして保存してから最後【統合】ボタンを選びます。こちらで統合作業は完了です。
4：統合されたデータを確認したい場合
各施設設定の施設情報管理から【職員管理（新）】の在職者を選び該当する職員様を探し、【詳細】ボタンを押します。
5：配属情報に今までの配属先履歴が記載されていることが確認できます。
◆アップデート後に、施設異動もしくは複数施設での勤務が発生する職員の設定方法
1：各施設設定の施設情報管理から【職員管理（新）】の在職者を選択します。
その後該当する職員を探し【詳細】ボタンを押します。
2：配属先情報の【鉛筆マーク】ボタンを押します。
3：兼務の場合：新しく勤務する施設を選択し、配属開始日を入れる
例：2023年4月1日から（説明会用コネクト保育園）で勤務していたが、
2024年4月1日から新しく（デモコネクト保育園）でも兼務して2施設で働く場合は、下記画像の様な設定となります。
4：異動の場合：新しく勤務する施設を選択し、配属開始日を入れる。現行の施設の配属終了日を入れる
例：2023年4月1日から施設（説明会用コネクト保育園）で勤務していたが、2024年3月31日で勤務終了して、
新たに2024年4月1日から新しく（デモコネクト保育園）で異動して勤務を開始する場合は下記の画像のような設定になります。
5：上記を完了後保存ボタンを押しましたら設定完了です。
◆兼務先別の個別設定について
兼務先、もしくは異動先毎に基本情報設定（※職員番号）等を変更したい場合は
下記方法より設定の変更が可能です。※職員番号、職種、備考、カスタム設定
1：各施設設定の施設情報管理から【職員管理（新）】の在職者を選択します。
その後該当する職員を探し【詳細】ボタンを押します。
2：画面下までスクロールし、配属先施設ごとの個別設定を探していただき【鉛筆マーク】ボタンを押し詳細を記入していただければ設定していただけることができます。
◆統合時の注意点
▼統合される施設で登録されていた下記情報は確認ができなくなります。
- 氏名:
- 雇用形態:
- メールアドレス:
- 電話番号:
- 住所:
上記内容を残しておきたい場合は備考への記載をお願いいたします。
▼統合後の入職日・退職日と配属期間に関して
統合後の雇用期間(入職日~退職日)と配属期間(配属開始日~配属終了日)は以下の通りとなります。
雇用期間
-入職日: 兼務先施設の中で最も過去日のもの
-退職日: 兼務先施設の中で最も未来日のもの
配属期間
-配属開始日: 各施設の入職日
-配属終了日: 各施設の退職日
例)それぞれの施設で入職日・退職日が入力されている場合
施設A
-入職日: 2024/01/01
-退職日: 2024/03/01
施設B
-入職日: 2024/02/01
-退職日: 2024/04/01
===施設Aを指定して統合後===
統合後の職員情報
-入職日: 2024/01/01
-退職日: 2024/04/01
施設Aの配属期間
-配属開始日: 2024/01/01
-配属終了日: 2024/03/01
施設Bの配属期間
-配属開始日: 2024/02/01
-配属終了日: 2024/04/01