シフト予定表の作成についてご説明します。
シフト予定表の見方
はじめに、シフト予定表の画面全体の見方や、各ボタンについてご案内します。
- 表示する月の選択
- 選択したシフトグループ
- 行事・イベントの表示（行事・イベントを登録するで設定したもの）
- 選択したシフトグループに所属する職員
- 稼働合計時間/上限時間（注釈は「？」より確認可能です）
- 登録したシフトの一覧
- 各種メニュー表示ボタン
- 直前の操作に 戻る／進むボタン
- 縦横の表示の切り替えボタン
- シフト表のダウンロードボタン
- 表示画面の切替ボタン
- 下書き画面への切り替えボタン
- 行事・イベント表示を閉じるボタン
- シフト別必要配置人数を閉じるボタン
シフト予定表を作成する
シフトパターンをシフト予定表に入力する
シフトパターンをシフト表に入力する方法は下記二点がございます。
1. 公開シフト画面にて入力する方法
2. 下書きシフト画面にて入力する方法
仕様・活用例・前提
- 職員Webアプリをご利用いただいている施設様につきましては、職員がスマートフォンからシフト予定表を閲覧することが可能です（職員Webアプリからは閲覧のみで作成は本体からのみ可能）。作成中は職員にはシフトを公開せず、作成完了後に公開したい場合は、下書きシフト画面にて作成することができます。
- 一旦シフトの作成案を下書きしておきたい場合にもご活用いただけます。
- 一括操作機能を使う場合は、いずれも下書きシフト画面で操作します。
引き続き、それぞれの操作方法を説明をします。
1. 公開シフト画面にて入力する方法
①「シフト予定表」ボタンを押します。
②シフト予定表を作成したい月を表示し「グループ」ボタンから表示したいシフトグループを選択します。
③「シフトパターン」ボタンを押し、入力したいシフトパターンを選択します。
（選択すると、シフトパターンの枠線が青色に変わります。）
④手順③で選択したシフトパターンを、シフト予定表に入力していきます。
⑤手順③④を繰り返し、シフト表を作成します。
2. 下書きシフト画面にて入力する方法
「シフト予定表」ボタンを押し、「下書き」ボタンを押します。
以降は「公開シフト画面にてシフトを入力する方法」と同様です。
下書きシフトを公開する場合は「公開」ボタンを押すと公開できます。
一括操作機能を利用する
一括操作機能利用する場合は、別途下記マニュアルをご参照ください。
シフト表から直接シフトを修正する（個別シフト登録）
個別シフト登録・修正ボタンを利用すると、シフト予定表内のパターンを直接修正することができます。
シフトパターン設定で新しいシフトパターンを増やす必要なく、1日ごとに修正ができますので、「シフトを15分だけ延ばしたい」「この日だけ1時間前倒しのシフトに変更したい」といった場面にご利用ください。
【注意】
シフトパターンの人数設定をしている場合、修正時は下記の点にご注意ください。
- 人数設定したシフトパターンは「個別シフト登録・修正」から編集をしても人数カウント対象のままとなります。
-
別シフトとしてカウントしたい場合は、画面下部の「シフトを追加」から
別のシフトパターンを選択してください。
①シフト予定表の画面で「シフトを追加」を選択し、右側の「個別シフト登録・修正」ボタンを押します。
②修正したいマスを選択し、勤務時間や休憩時間を変更してから「保存」ボタンを押します。
③修正が完了しました。修正されたシフト予定は、右下にえんぴつマークが表示されます。
その他のシフト入力方法
シフトの入力を消す
「解除」ボタンを押してから消したいシフトを選択してください。
シフト休を入力する
「シフト休」ボタンを押し、休みにしたい日を選択してください。
シフトで時間帯ごとに担当クラスを登録する
操作方法は下記マニュアルをご確認ください。
シフトを一括で削除する
前提
登録したシフトを一括で削除する方法は下記２種類ございます。
-
1. シフトの一括削除（公開シフト）
-
2.シフトの下書き削除（下書きシフト）
続けて、それぞれの概要と操作方法をご説明します。
1. シフトの一括削除（公開シフト）
「公開」したシフトも含めて、下書き画面にて一括で削除します。
本操作後「公開」ボタンを押すことで削除が反映されます。
①「下書き」ボタンを押します。
②「一括操作」ボタンを押し、「シフトの一括削除」ボタンを押します。
③取り消したい職員にチェックを入れて「次へ」ボタンを押します。
④注意メッセージを確認いただき「削除」を押すとシフトが削除されます。
【注意】
※削除後は「公開」ボタンを押さない限り、公開シフトには反映されません。
2.シフトの下書き削除（下書きシフト）
「下書き」にて行なったシフトの登録・変更作業を一括で削除します。
本操作後は、下書きがリセットされて最新の公開シフトの状態に戻ります。
①「下書き」ボタンを押します。
②「一括操作」ボタンを押し、「シフトの下書き削除」ボタンを押します。
③取り消したい職員にチェックを入れて「次へ」ボタンを押します。
④「削除」を押すとシフトが削除されます。
コピー＆ペースト
個別シフト登録・修正で作成した等の一時的に作成したシフトパターンや使用したシフトパターンをコピーできる機能です。
最大3パターンまでコピー可能です。
①「シフト予定表」ボタンを押します。
②「コピー＆ペースト」ボタンを選択し、「コピー」ボタンを押し、青色にさせます。
③青色になったら（画像①）、コピーしたいシフトを押すと（②）シフトが一時的にコピー（③）されます。
④コピーしたシフトパターンを押し、他のマスを押すとシフトの登録ができます。
マーキングの登録
マーキングとは
マーキング機能を利用すると、シフト予定の左上に、選択した色のマークをつけることができます。
職員のシフト外の予定（リーダー、鍵当番など）を設定することで、シフト予定表で確認できます。
マーキングは、Excelでファイル出力した際にも表示されます。
マーキングを追加する
①「マーキングを追加」ボタンを押します。
②ラベルを選択し、マーキングしたいシフト予定に入力すると、左上にマークが付きます。
【補足】
- マーキングは同日に最大5つまで登録可能です。
- マーキングの色は12色展開です。（2022年5月のリリースで6色から追加）
-
参考記事：シフトパターンとマーキングの色追加
-
追加したマーキングを解除する
①マーキングを解除する場合は、右側の「マーキングを解除」ボタンを押します。
②マーキングを解除したいシフト予定を押すと、左上から選択した色のマークが消えます。
ラベルを編集する
マーキングのラベルを編集することで「赤は『鍵当番』、青は『リーダー』」のように、名前を設定できます。
①「マーキングを追加」ボタンを押し、ラベルの右側の②「えんぴつ」ボタンをタップします。
②ラベルの名前を入力し「変更内容を保存」ボタンを押します。
③ラベルが編集できました。
シフト予定表の作成についてのご説明は以上です。