職員の情報を登録、編集する手順をご説明します。
新しい職員を登録する（1人ずつ追加）
①「基本情報設定」ボタンを押します。
②「職員の管理」の「在職者」ボタンを押します。
③「+職員の追加」ボタンを押します。
④「1人ずつ追加」ボタンを押します。
⑤「氏名」「性別」を入力し「職員を追加」ボタンを押します。
職員の情報を追加・編集する（1人ずつ編集）
①「基本情報設定」ボタンを押します。
②「職員の管理」の「在職者」ボタンを押します。
③情報を追加・編集したい職員名の右側の「詳細」ボタンを押します。
④追加・編集したい項目の「えんぴつ」ボタンを押します。
⑤項目を入力し「保存」ボタンを押します。
【補足】
「職員番号」に番号を登録すると、職員一覧画面で番号順に並びます。
・参考記事：職員番号の並び順のルールを知りたい
【補足】
カスタム項目の情報を追加・編集する方法を下記にてご案内します。
- テキスト入力項目の場合
編集も同様に、画面下部の「えんぴつ」ボタンを押し、項目を入力し「保存」ボタンを押します。
- ファイル添付項目の場合
「ファイルを追加」からファイルを添付し「保存」を押します。
※ファイルのアップロードは上限5件、1ファイルあたり最大サイズは100MBです。
添付完了したファイルは、ファイル名を押すとプレビューが確認でき、「ダウンロード」ボタンを押すとダウンロードできます。
※ダウンロードはPCからのみ可能です。iPadは対応しておりません。
Excelの一括登録フォーマットで職員情報を登録・編集する
一括登録フォーマットのダウンロード
①「基本情報設定」ボタンを押します。
②「職員の管理」の「在職者」ボタンを押します。
③「+職員の追加」ボタンを押します。
④「一括登録フォーマットで追加」ボタンを押します。
⑤「ダウンロード」ボタンを押し、一括登録フォーマットをダウンロードします。
※パソコンでのダウンロード先の選択画面が表示されますので、ご利用のパソコンに合わせた方法でダウンロードください。
一括登録フォーマットの編集
①パソコンにダウンロードした一括登録フォーマットを開き、編集します。新たに追加する職員は、「管理ID」の記載がない空白の行に追記してください。
【注意点】
-
既に登録されている職員はすべて「管理ID」により管理されています。
Excelの列は入れ替えや「管理ID」を別の職員の情報で上書きをしないないようにお願いします。
例えば、Aさんの「管理ID」の行にBさんの情報を上書くと、Aさんの情報がすべてBさんに入れ替わります。Aさんの打刻やシフト情報もBさんの表示になりますのでご注意ください。
【補足】
- 5行目の見出しに「*必須」とある項目は必須項目です。未記入の場合はエラーとなります。
- 2列目「管理ID」とは職員を識別するためにシステム側で自動設定されたIDであるため、修正出来ません。（「管理ID」はシステム内部での管理番号で、コネクトの画面に表示されることはありません。）
- 性別、職種などのプルダウン選択肢のある項目は、選択肢以外の自由記入は出来ません。
②編集が完了したら、一括登録フォーマットをパソコンに保存します。
一括登録フォーマットの読み込み
①「ファイル読み込み」ボタンを押し、読み込みたい一括登録フォーマットを選択します。
※別の画面に移動した場合は、再度「一括登録フォーマットのダウンロード」の手順で画面を戻してください。
②登録内容の確認画面が表示されますので、確認後「登録」ボタンを押すと反映されます。
読み込んだファイルにエラーがあった場合
①ファイル読み込み後に入力形式に誤りがあると、赤色のエラーが表示されます。
【補足】
エラーが1つでもあると、一括情報登録をすることはできません。修正が必要になります。
②「修正フォーマットをダウンロード」ボタンを押し、ファイルをダウンロードします。
※パソコンでのダウンロード先の選択画面が表示されますので、ご利用のパソコンに合わせた方法でダウンロードしてください。
③パソコンにダウンロードした修正フォーマットを開きます。
エラーの内容をExcelのコメントで確認し、正しい入力形式に書き換えます。
- 5行目の見出し行には、該当の列の全てのエラー内容が羅列されます。
- エラー対象のセルには、該当のセルのエラー内容が記載されます。
④編集が完了したら、修正フォーマットをパソコンに保存します。
⑤「一括登録フォーマットのダウンロード」①～③の手順で職員を追加する画面を表示し、「ファイル読み込み」ボタンを押して再度ファイルを読み込みます。
⑥表示された内容確認画面にエラーがないことを確認し、「登録」ボタンを押すと情報を取り込めます。
※「登録」を押すと、既存データも上書きされ、過去の情報は復元できなくなります。
職員を退職者に変更する
退園日を入力する
退職に変更することで、勤怠打刻表やシフト予定表などの画面一覧に名前が表示されなくなります。
システム上にデータは保存されている状態です。
退職者に切り替えた後、在職者に戻すことも可能です。
①「基本情報設定」ボタンを押します。
②「職員の管理」の「在職者」ボタンを押します。
③「詳細」ボタンを押します。
④「詳細情報」の「えんぴつ」ボタンを押します。
⑤「退職日」を入力し「保存」ボタンを押します。
登録した日付が過ぎると自動で「退職者一覧」へ移ります。
退職日を入力せずに変更したい場合
①「職員を退職済みに変更する」手順③以降、「歯車」ボタンから「退職者に切り替える」ボタンを押します。
③「変更」ボタンを押します。
完全に職員情報を削除したい場合
「削除」するとその職員の打刻データ等すべてが削除され、一度削除したデータは二度と戻すことはできません。ご注意の上で操作ください。
①「基本情報設定」ボタンを押します。
②「職員の管理」の「退職者」ボタンを押します。
③「詳細」ボタンを押します。
④「歯車」ボタンから「職員を削除する」ボタンを押します。
⑤「削除」ボタンを押します。
※「削除」するとその職員の打刻データ等すべてが削除されます。一度削除したデータは二度と戻すことはできません。
退職者を在職者に戻す
①「基本情報設定」ボタンを押します。
②「職員の管理」の「退職者」ボタンを押します。
③「詳細」ボタンを押します。
④「歯車」ボタンから「在職者に戻す」ボタンを押します。
⑤「変更」ボタンを押し、在職者に戻すことが出来ます。
職員一覧をダウンロードする
①「基本情報設定」ボタンを押します。
②「職員の管理」の「在職者」ボタンを押します。
③ダウンロードボタンを押し、ファイル出力方法を選択後、下記いずれかのボタンを押します。
- パソコンをご利用の場合：「(PC専用)ダウンロード」ボタン
- iPadアプリをご利用の場合：「メールに添付して送信」ボタン